Un·e Assistant·e de direction - Marchés

COORDONNÉES

Hôtel de la Communauté urbaine

84 RUE DES CARMELITES

86000 - POITIERS

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INFOS

Contrat : CDD
Grand Poitiers
Niveau : BAC / BAC PRO
Expérience : Moins de 1 an
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Description du poste

La Direction Générale Transition Ecologique regroupe les directions Ressources et biodiversités, Energies et patrimoine, Aménagement et cadre de vie ainsi que les missions Territoire intelligent, Conception et paysages, Exemplarité climat et Vélo.

A ce titre, elle regroupe de nombreux services et gère des volumes importants de crédits que ce soit en budget principal ou annexes.

Touchant à des domaines d’activités très différents, elle doit satisfaire aux besoins des usagers et fait appel, pour ce faire, à des modalités de passation de marchés publics variées tout en répondant à des appels à projet.

La Direction Patrimoine bâtis, quant à elle, est en charge de la gestion des patrimoines des deux collectivités (Ville et GPCu). Elle doit garantir la mise à disposition d’équipements dans des conditions de sécurité et de fonctionnalité optimum pour les usagers et les besoins des directions qui les occupent ou qui les exploitent.

Elle est constituée de 6 pôles : Connaissance Pilotage et Stratégie, Entretien, Maintenance exploitation, Maîtrise d’œuvre interne, Conduite d’opération et Administration. Ce dernier pôle regroupant une cellule Finances et une cellule assistantes/marchés, il doit en être le maillon central.

C’est dans cette dernière cellule que ce poste est proposé.

 

Rattaché·e à la Direction Patrimoine Bâtis, votre mission consistera à assurer la continuité de la chaine achats entre les pôles techniques (conduite d’opérations, maitrise d’œuvre interne, maintenance-exploitation et Entretien) et les pôles marchés et comptabilité. Pour cela, vous devrez :

 

Vos activités 

 Activités principales

  • Relecture des courriers et pièces administratives en appui du responsable de la contractualisation
  • Suivi des signatures en lien avec le règlement de la commande publique
  • Gestion des modèles de documents en lien avec les marchés et établissement des procédures
  • Envoi des dossiers de consultation aux titulaires des accords-cadres
  • Diffusion des lettres de commande, bons de commandes, contrats pour notifications aux attributaires ainsi que des avenants et ensemble des documents liés à l’exécution des marchés jusqu’à la garantie de parfait achèvement
  • Enregistrement, classement et archivages des pièces administratives des marchés
  • Suivi de l’exécution des marchés et mise à jour des tableaux de bord
  • Interface régulière avec la direction des achats

 

Activités spécifiques

Pendant les absences (congés, formation, maladie…) des agents de la cellule administrative :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction
  • Garantir la diffusion de l’information et des documents aux autres directions et aux autres pôles par tous supports (comptes rendus, procédures, consignes, règles internes, etc.), ventiler et suivre le courrier

Durée du travail

38H45 - heure/semaine

Compétences requises

Votre profil 

Cadre d’emplois des adjoints administratifs Territoriaux

  • Excellente maîtrise de l’outil informatique (WORD – PUBLIPOSTAGE – EXCEL, …)
  • Connaissance en Code des marchés publics
  • Rigueur, méthode et sens de l’organisation
  • Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite
  • Qualités relationnelles, apte au travail en équipe
  • Discrétion
  • Savoir rendre compte et contrôler
  • Aptitude à assimiler des connaissances techniques du Bâtiment

A propos

Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine. Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux. Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place. Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité.

Niveau étude

BAC / BAC PRO

Expérience

Moins de 1 an