Hôtel de la Communauté urbaine
84 RUE DES CARMELITES
86000 - POITIERS
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recrutement@grandpoitiers.frLa Mission Evénements et manifestations organise chaque année une cinquantaine d’événements et en coordonne plusieurs centaines (240 en 2021). La ré-appropriation des espaces publics par les habitantes et les habitants et l’organisation d’animations tiennent une place importante. La Mission est au cœur de la politique municipale. Elle joue un rôle majeur dans cette organisation et doit être force de propositions pour des évènementiels de tout type (environnement, récréatif, spectacle vivant, sportif, festif…) sur l’espace public.
L’équipe de la Mission, répartie en deux centres d’activités, est composée de 20 agents.
- Un Pôle Evénementiel : en charge de la conception et la réalisation d’événements sur l’espace public afin d’animer toute la ville, tout au long de l’année : concerts (artistes de renommée nationale et locaux), festivités du 14 juillet et feu d’artifice, animations de fin d’année, animations sur les marchés, fête de la nature, journée des associations… soit plus d’une cinquantaine de rendez-vous chaque année dans les espaces publics. Le Pôle a en charge la coordination des événements et manifestations organisées par les autres directions de la collectivité ou des acteurs extérieurs et notamment associatifs.
- Un Pôle Logistique interne : chargé de la mise en œuvre logistique (tivolis, tables, chaises, scène…) et technique des manifestations organisées par la collectivité et les associations. Ce Pôle a les compétences à gérer des régies son et lumière pour les spectacles organisés en interne.
Sous la responsabilité de la cheffe de la Mission Evénements et manifestations, vous concevrez des événements qui s’inscriront dans la stratégie événementielle de la collectivité et accompagnerez les porteurs de projets dans la mise en œuvre de leur manifestation. Vous collaborerez activement avec le chef de projet Evénementiel et les chargé·es de coordination des manifestations et en mode projet avec l’ensemble de l’équipe et les autres directions de la collectivité.
Vos activités
Vous assistez la cheffe de la Mission Evénements et manifestations dans la mise en œuvre de la stratégie événementielle pour proposer aux élu.es et à la Direction générale un programme annuel ou pluri annuel cohérent d’événements et autres animations pluri politiques publiques. Vous définirez les enjeux, les objectifs, le cadre technique et temporel, les caractéristiques des publics que la collectivité cherche à atteindre et la place des habitant·es comme partie prenante des projets.
Pour le compte de la collectivité de la Ville et parfois de Grand Poitiers, vous créerez et organiserez en autonomie de « grands » événements de différentes politiques publiques, originaux et significatifs, récurrents ou ponctuels (Journée des associations, Fête de la nature et de la biodiversité, festivités de décembre, Poitiers l’été, etc.).
Pour chaque projet et en étant force de proposition :
- Proposer un projet qui répond au public cible
- Gérer et respecter le budget et le rétroplanning
- Superviser les aspects techniques et scéniques avec le régisseur technique
- Accueillir les artistes, partenaires et prestataires
- Organiser la sécurité du site
- Coordonner les prestataires
- Organiser les réunions de coordination et rédiger les comptes rendus
- Réaliser un bilan à l’issue de chaque manifestation
- Assurer le suivi budgétaire des manifestations, sous la responsabilité de la cheffe de la Mission
Vous accompagnez les porteurs de projets (associations, étudiants…), en leur apportant votre expertise, savoir-faire et compétences ainsi qu’un soutien aux directions de la collectivité (Festival Les Expressifs, Urban Trail, Poitiers au cœur du don, etc.)
- Etablir et mettre en place des outils d’évaluation permettant notamment d’observer les impacts sur les publics
- Analyser les résultats
- Assurer la restitution
- Procéder au bilan des évènements
- Réfléchir et proposer des nouveautés tant sur le concept des événements existants que sur la création d’autres événements
Pour réaliser ces missions, vous devrez :
- Décliner la stratégie événementielle
- Savoir travailler en mode projet et transversal pour fédérer tous les interlocuteurs
- tre en capacité d’animer des réunions et les restituer
- Etudier les faisabilités techniques et financières pour l’aide à la décision des élus selon différents scenarii
- Assurer la coordination sur le plan logistique entre les différentes directions
- Mettre en place des procédures d’aide à l’organisation des événements, et des outils de professionnalisation
- Organiser des réunions de coordination avec les directions contributrices
Savoir :
- S’inscrire dans une stratégie événementielle
- Maitrise des méthodes d’ingénierie de projet
- Bonne compréhension des attentes politiques
- Animation de groupe projet
- Maitrise parfaite des techniques évènementielles
- Compétences rédactionnelles et informatiques
- Connaissance des procédures
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance des règles budgétaires et comptables et marchés publics
Savoir-être :
- Sens de l’organisation et du service public
- Capacité de résistance au stress
- Aptitude à l’animation
- Esprit de synthèse et rigueur
- Créativité et goût de l’échange
- Sens de l’écoute
- Empathie
- Curiosité et ouverture d’esprit
- Aptitude à la persuasion
- Bon relationnel, esprit entrepreneurial
- Grande disponibilité et réactivité
38H45 - heure/semaine
Votre profil
Titulaire d’un master ou équivalent en communication, marketing ou événementiel, vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales. Force de propositions, vous maitrisez les techniques événementielles et vous possédez une expérience professionnelle similaire.
Vous maitrisez aussi les techniques de rédaction d’actes administratifs et l’outil informatique. Disponible et rigoureux·se, vous connaissez les procédures relatives aux collectivités territoriales et vous êtes respectueux·se de la confidentialité et de la déontologie. Doté·e d’excellentes capacités d’écoute et de discernement, vous faites preuve du sens de service public et du travail en équipe.
Contraintes particulières
Horaires réguliers, hors pics d’activité. Travail en soirée, le samedi et le dimanche, estimés à une vingtaine par an. Participation aux événements organisés par la Mission Evénements et manifestations et contrôle de son bon déroulement le jour J, et ponctuellement aux autres événements portés par la collectivité.
Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine. Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux. Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place. Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité.
BAC +2 / BAC +3
De 1 à 3 ans